Sähköpostiviestin salaaminen

Jos haluat suojata sähköpostiviestin yksityisyyttä, voit salata viestin. Sähköpostiviestin salaaminen Outlookissa tarkoittaa viestin muuntamista tavallisesta luettavasta tekstistä salakirjoitetuksi tekstiksi, jonka vain viestin lähettäjä ja vastaanottaja(t) voivat lukea.

Koska posti salataan nimetyille käyttäjille, et voi lähettää salattua viestiä palveluosoitteisiin tai ryhmälle.

Microsoft Outlook:
Aloita uuden sähköpostiviestin kirjoitus omassa ikkunassaan ja 

• Valitse File / Tiedosto
• Encrypt / Salaus
• Encrypt only / Vain salaus
• Syötä osoitteet, otsikot ja kirjoita viesti normaalisti.
• Voit lisätä liitteitä, mutta huomioi, että pysyvästi salaus jää vain Microsoft M365 -tuoteperheen tuotteisiin ja PDF-tiedostoihin. Muut liitteet ovat salattuja vain vastaanottajalle asti.
• Kun viestisi on valmis lähetettäväksi, paina Send/Lähetä -näppäintä.

Mikäli vastaanottaja on omassa organisaatiossamme ja hänellä on käytössään postin salausominaisuudet, viesti aukeaa ilman toimenpiteitä. Viestilistalla viestissä näkyy lukko salaussymbolina.

Jos lisäät sähköpostiviestiin liitetiedoston TUNIn M365-palvelusta, on sähköpostiviestissä oikeasti vain linkki ko tiedostoon, joten anna ennen viestin lähetystä vastaanottajalle oikeudet ko tiedostoon.

Kun avaat viestin näet viestin yläreunassa tekstin, jossa kerrotaan, että viesti on salattu.

Jos vastaanottaja on organisaatiomme (tuni.fi) ulkopuolinen, hän saa sähköpostiinsa viestin saapuneesta salatusta postista. (Tämä viestin ulkomuoto on varsin kopioitu erilaisten huijareiden toimesta ja vaikuttaa helposti vastaanottajasta huijausviestiltä. Onkin hyvä sopia tällaisen henkilön kanssa ennalta salatun viestin lähettämisestä, jottei väärinymmärrystä tule.)

Henkilön painaessa Read Message / Lue viesti -painiketta aukeaa ruutu, jossa pyydetään joko kirjautumaan M365 -järjestelmään tai esim Googleen, jos viesti lähetetty gmail-osoitteeseen tai pyytämään kertakäyttösalasana, jolla viesti voidaan avata.

Kertakäyttösalasana on helppo ja toimiva muoto varmentaa vastaanottaja. Järjestelmä lähettää sen vastaanottajan pyynnön jälkeen erillisenä viestinä samaan sähköpostiosoitteeseen kuin salatun viestin.

Kertakäyttösalasana on voimassa 15 minuuttia. Jos se vanhenee tai muutoin ei syystä tai toisesta toimi, voi vastaanottaja aina pyytää uuden salasanan painamalla nappia alkuperäisessä www-ikkunassa.

Kun vastaanottaja syöttää numerokoodin kyselykenttään, viesti aukeaa.

 

IT Helpdesk
0294 520 500
it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi)
helpdesk.tuni.fi