Zoom Events virtuaalitapahtumat

Zoom Events on tapahtumatyökalu virtuaali- ja hybriditapahtumien järjestämiseen. Virtuaalitapahtuman kapasiteetti on 500 osallistujaa. Tapahtumatyökalulla voit hallita tapahtumaan rekisteröitymistä, visuaalista ilmettä, tapahtuman ohjelmaa, sekä mahdollistaa verkostoitumista. Zoom Eventsilla voit järjestää yksittäisiä tai rinnakkaisia Zoom-webinaareja ja kokouksia. Tapahtumassa on mahdollista ottaa käyttöön myös Expo-näyttelyalue. 

Zoom Events on osa korkeakouluyhteisön käytössä olevaa Zoom-palvelua (Funet Miitti) joka on tuotettu yhteispohjoismaisesti NORDUnetin kanssa. Tietohallinto toteuttaa tapahtumien lisäämisen Zoom Eventsiin, tapahtumien järjestäjät saavat muokkausoikeudet (Co-Editor) tapahtuman muokkaukseen. Katso CSC:n toteuttama esittelyvideo Zoom Events palvelusta. Jos olet toteuttamassa yksittäistä tilaisuutta etkä tarvitse Eventsin monipuolisempia ominaisuuksia tapahtuman järjestämiseen voi riittää myös Zoomin kokous- tai webinaarilisenssi.

Zoom Events tapahtuma täytyy varata ja aikatauluttaa IT Helpdeskin it-helpdesk [at] tuni.fi (it-helpdesk[at]tuni[dot]fi) kautta, kerro viestissä: 

• Tilaus: Zoom Events tapahtuma 
• Tapahtuman nimi 
• Tapahtuman lyhyt kuvaus 
• Tapahtuman tyyppi: yksittäinen/rinnakkaisia tapahtumia/toistuva 
• Tapahtuman ajankohta: päivämäärät ja kellonajat 
• Tapahtuman muokkausoikeudet: kenelle annetaan co-editor oikeuksia (sähköpostiosoitteet, enintään kolme henkilöä)
• Osallistujien rekisteröityminen: avoin rekisteröintisivu vai onko ilmoittautuminen toteutettu jonkin toisen järjestelmän kautta

Zoom Event tapahtuman muokkaaminen

Kun tapahtuma on luotu saat sähköpostiisi Edit Event -linkin josta pääset muokkaamaan tapahtumaa. Varaa riittävästi aikaa tapahtuman asetusten läpikäymiseen. Kannattaa huomioida seuraavat toiminnot:

1.1 Event configuration

•    Event name. Tapahtuman nimi 
•    Hosted by. Vaihda tähän järjestävän tahon nimi
•    Contact email. Vaihda tapahtumalle oikea yhteysosoite (sähköposti ja nimi), osoitteen vaihtaminen vaatii sähköpostikuittauksen 10 minuutin sisällä vaihdosta.
•    Voit lisätä sivustolle oman logon
•    Main Event Masthead näkyy sivustolla ja osallistujen sähköpostikutsuissa, tämä kuva kannattaa personoida tapahtumalle 
 

1.2 Event branding. Voit tarvittaessa muokata tapahtumasivujen ja tekstien väripaletteja.

1.3 Event detail page

• Title ja description tekstikentät näkyvät rekisteröitymissivulla
• Category. Valitse tapahtuman aiheryhmä
• Content configuration välilehdellä näet kootusti sessioiden ja puhujien näkyvyysasetukset

1.4 Event access

• Who can view this event? Asetuksella määritellään näkyykö rekisteröitymissivu kirjautumattomille käyttäjille
• Allow users without Zoom account to register event. Sallitaanko rekisteröityminen ilman Zoom-tiliä

2. Event Content

2.1 Sessions

Luo tapahtuman sisällä järjestettävät webinaarit ja kokoukset yksitellen tai CSV-tiedostoa apuna käyttäen. Tilaisuuksien lisääminen yksitellen: Valitse Add session -valikosta Add Session Manually.

• Title. Session nimi
• Session starts. Valitse aloitusaika ja kesto
• Select the event type you want to create. Valitse onko tilaisuus Zoom-webinaari vai Zoom-kokous
• Session image. Personoi eri tilaisuudet omilla graafiikoilla.
• About this session. Täydennä tilaisuuden kuvaus
• Speakers. Lisää tilaisuuden esiintyjät (Nimi, sähköposti-osoite, kuva), näkyvät ohjelmassa ja saavat webinaariin automaattisesti panelisti-oikeudet. Jos esiintyjien ei haluta näkyvän ohjelmakartassa voi heidät piilottaa lisäämisen jälkeen. Voidaan lisätä myös speakers-välilehdellä ja sen jälkeen yhdistää Eventin sisällä eri tilaisuuksiin.
• Alternative hosts. Lisää varahenkilöt jotka voivat käynnistää tilaisuuden. Huom! Editor-rooli ei riitä session käynnistämiseen, lisää tarvittaessa myös itsesi Alternative hostiksi.
• Downloadable material in the lobby and event detail page. Voit lisätä PDF-tiedostoja tilaisuuden alueelle.
• Session controls. Näytetäänkö tilaisiiden tiedot tapahtumasivulla ja aulatilassa
• More controls välilehdellä on Track-kategoriointi. Voit käyttää ohjelmakartassa kategorioita (esimerkiksi opetus, teknologia jne), hyödyllinen etenkin jos tapahtumassa on päällekkäisiä tilaisuuksia
• Interpreters -välilehdeltä voit lisätä tilaisuuden tulkit 
• Polls/Quizzes välilehdeltä voit lisätä sessioon kyselyitä

2.2 Speakers

Lisätään tilaisuuden esiintyjät ja heidän tiedot, tarvittaessa heille voi antaa  muokkausoikeudet omiin tietoihinsa. Jos ei haluta näyttää puhujia tapahtuman ohjelmassa voidaan laittaa piiloon.  

2.3 Exhibitors

Lisätään näytteilleasettajat Expoon

3. Event Experience 

3.1 Lobby configuration

• Puhujien ja sessioiden näkyvyys. Livestream asetukset voi laittaa pois päältä koska toiminnot eivät ole käytettävissä. 
• Lobby controls -välilehdeltä voi määritellä aulan aukeamisajan
• Lobby chat and Networking välilehdeltä valitaan onko aulan chat ja verkostoitumien käytössä. Host announcements kohdasta voit lisätä aulaan pop-up viestejä

3.2 EXPO

 Näytteilleasettajien alue. Expo-alueelle voi luoda näytteilleasettajien tiloja:

• Voit lisätä Zoom-kokouksen tapaamisia, esittelytilaisuuksia ja verkostoitumista varten
• lisätä jaettavaa materiaalia PDF-tiedostona
• lisätä upotettavan videon
• muokata ulkoasua, esimerkiksi virtuaaliständille taustakuvan

3.3 Meeting & Webinar

Session controls

• Waiting room. Onko odotustila käytössä sessioihin liityttäessä
• Webinar backstage. Backstage toimintoa voi hyödyntää isommissa tapahtumissa, tilaisuuden esiintyjät voivat keskustella keskenään omassa "lämpiössä" ja siirtyä omalla vuorollaan varsinaiseen esityshuoneeseen. Host voi myös siirtää esiintyjä Backstagen ja esiintymistilan välillä.
• Allow cloud recording. Onko pilvitallennus (Panoptoon) käytössä
• Allow local recording. Valitse tallennetaanko sessiot paikallisesti Zoom-sovelluksella
• Allow webinar to be livestreamed to 3rd party platform. (Toiminto ei ole käytössä)
• In session branding -välilehti. Voit tarvittaessa lisätä webinaareja varten omat taustakuvat ja nimilaput. Nimilappuja jotka näkyvät osallistujien kamerakuvissa voi käyttää webinaarien hosteille, vara-hosteille, puhujille ja panelisteille. 

3.4 Post event

• Event survey. Kyselyn lähettäminen tapahtuman jälkeen
• Lobby close date and time. Milloin aula suljetaan tapahtuman jälkeen

Zoom Events tapahtumaan osallistuminen

Ohjevideo: Zoom Events rekisteröityminen ja tapahtumaan liittyminen

• Lobby. Rekisteröitymisviestissä saat osallistumislinkin, avaa linkki ja liity tilaisuuden virtuaaliaulaan (Lobby).
• Itinerary. Pääsivulla näkyy tilaisuuden sessioita, voit merkitä itsellesiomaan aikatauluusi kiinnostavia tilaisuuksia
• Sessions. Alkavat tilaisuudet näkyvät pääsivulla ja sessions-välilehdellä. Kun Join-toiminto on näkyvissä tilaisuuteen voi liittyä. Join-toiminnolla voit avata tilaisuuden Zoom-sovellukseen
• Verkostoituminen ja Chat. Jos chat-toiminto ja verkostoituminen on käytössä pääsivulla voi käynnistää kahden välisiä keskusteluja. Pienellä näyttöresoluutiolla chat-ikkuna saattaa olla pienennetty, avaa chat sinisestä puhekuplasta.
• EXPO. Jos näyttelyosasto on avoinna voit liittyä siihen EXPO-välilehdeltä. Näyttelyosastolla voi liikkua näppäimistön nuolinäppäimillä. Mikäli haluat nähdä näytteilleasettajien tilat listana valitse asetuksista Spatial view toiminto pois käytöstä. Yksittäiseen tilaan liitytään valitsemalla tilan kohdalta Enter Booth.