Asiakirjat ovat keskeisiä hyvän ja luotettavan hallinnon välineitä, sillä ne mahdollistavat viranomaisten ja hallinnon asiakkaiden välisen vuorovaikutuksen.
Digitalisoituvassa yhteiskunnassa tieto on kuitenkin pirstaloitunutta, eikä yhteistä ymmärrystä siitä, mitä asiakirjoilla tarkoitetaan, ole enää samaan tapaan kuin paperimaailmassa. Ei ole myöskään aina selvää, keitä asiakirjahallinnan ammattilaiset ovat ja miten he kokevat työnsä muuttuvassa tietoympäristössä.
FM Tuija Kauton väitöskirja tarkastelee asiakirjahallinnan ja sähköisen hallinnon monimutkaista suhdetta julkishallinnossa. Tutkimus nostaa esiin tekijöitä, jotka vaikuttavat asiakirjahallinnan ymmärrettävyyteen ja näkyvyyteen.
Väitöskirja koostuu neljästä vertaisarvioidusta osatutkimuksesta, jotka käsittelevät kuntien verkkoviestintää asiakirjoihin liittyvistä oikeuksista, asiakirjahallinnan ammattilaisten työn näkymättömyyttä kunnissa, asiakirjahallinnan näkökulmien huomioimista arkistolainsäädännön valmistelussa sekä asiakirjakäsitteiden käyttöä lakitekstien englanninkielisissä käännöksissä ja niiden yhteyttä velvoitteisiin.
Näkyvyyttä heikentävien esteiden purkaminen on välttämätöntä
Kauton väitöstutkimuksen mukaan asiakirjahallinnan näkyvyyttä heikentävät muun muassa informaatio- ja hallintokulttuureihin liittyvät haasteet, valtasuhteet ja ammatilliset hierarkiat, käsitteelliset ja kielelliset epäselvyydet sekä viestinnälliset haasteet.
– Nämä tekijät heijastavat sitä, miten julkishallinnon organisaatioissa ja lainsäädäntökonteksteissa suhtaudutaan tietoon, millä käsitteillä asiakirjahallinnan kysymyksistä keskustellaan ja miten asiakirjahallinnan ammattilaisten näkemykset tulevat ymmärretyiksi tai huomioiduiksi, Kautto kertoo.
Hän korostaa, että tässä ajassa on välttämätöntä tunnistaa ja purkaa asiakirjahallinnan ja sähköisen hallinnon esteitä, jotta asiakirjojen käsittelyssä voidaan turvata yksilöiden oikeudet ja mahdollistaa vastuullisen sekä läpinäkyvän sähköisen hallinnon toteutuminen.
– Tämä edellyttää rakenteellisia muutoksia, selkeämpää käsitteistöä ja viestintää sekä asiakirjahallinnan asiantuntemuksen tunnustamista osaksi strategista ja eettistä hallintoa, Kautto sanoo.
Väitöstilaisuus perjantaina 21. marraskuuta
Filosofian maisteri Tuija Kauton informaatiotutkimuksen alaan kuuluva väitöskirja The Visibility of Recordkeeping Perspectives and Professionals in E-government tarkastetaan julkisesti Tampereen yliopiston informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunnassa perjantaina 21.11.2025 kello 12.00. Paikkana on keskustakampus, Päätalo, sali D11 (Kalevantie 4, Tampere). Vastaväittäjänä toimii professori Erik Borglund Keski-Ruotsin yliopistosta. Kustoksena toimii yliopistonlehtori, dosentti Pekka Henttonen Tampereen yliopiston informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunnasta.
Tutustu väitöskirjaan.
Seuraa väitöstilaisuutta etäyhteydellä.