Väitös

Etäyhteydellä - Kansallisarkisto määritti asiakirjahallinnan toimintakäytännöt Suomessa

Jaana Kilkki/ Kuva: Jarno Linnolahti
Kansallisarkiston tuottama tiedonjärjestelmä on mahdollistanut asiakirjahallinnan asiantuntijalle viranomaisten tehtävistä lähtevät toimintakäytännöt ja ajattelumallit huomattavasti aikaisemmin kuin kansainvälisesti on tapahtunut. Proaktiivisen intervention malli selittää kansallisen ja kansainvälisen ammatillisen tiedonjärjestelmän yhteneväisyydet ja erot.

Kansallisarkisto on lainsäädännöllä asetettu asiakirjahallinnan asiantuntijaviranomainen Suomessa. Kansallisarkisto on myös 1900-luvun lopulle asti ollut ainoa asiakirjahallinnan akateemista koulutusta antava instituutio Suomessa. Jaana Kilkki tarkastelee väitöstutkimuksessaan Kansallisarkiston arkistolaeilla sekä oppikirjoillaan ja norminannollaan tuottamaa ammatillista tiedonjärjestelmää, jolla asiakirjahallinnan asiantuntijuutta on Suomessa rakennettu vuosina 1935–2015.

Tiedonjärjestelmää tarkastellaan asiantuntijaviranomaisen hallintavaltansa tueksi tuottamana tietona, joka määrittelee ongelman ja ongelmattomuuden rajat viranomaisten asiakirjatiedon hallinnassa. Tutkimus osoittaa, että Kansallisarkiston hallintavallalla on ollut lainsäädäntöä merkittävämpi rooli asiakirjahallinnan asiantuntijuutta määrittelevän tiedonjärjestelmän tuottamisessa. Norminannollaan Kansallisarkisto on tehnyt tarkoituksenmukaisina pitämistään asiakirjahallinnan käytännöistä Suomen julkisen hallinnon ”normaalikäytännöt”.

Tutkimuksessa selvitetään ensinnäkin, mitkä ovat Kansallisarkiston tarkoituksenmukaisina pitämät asiakirjahallinnan toimintakäytännöt, jotka se on käsitteellistänyt tiedonjärjestelmäksi. Toiseksi tutkimuksessa selvitetään millaiset ajattelun ja toiminnan mahdollisuudet tämä tiedonjärjestelmä on kansallisesti asiakirjahallinnan asiantuntijalle tarjonnut verrattuna alan kansainvälisiin käytäntöihin.

Kansallisarkisto on hallintavaltansa avulla tuottanut asiakirjahallinnan kansallisen mallin ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön niiden toimintakäytäntöjen mukaisesti, joita se pitää tarkoituksenmukaisena. Tämä asiantuntijaviranomaisen proaktiivisen intervention malli on kansallisesti mahdollistanut asiakirjahallinnan asiantuntijalle siirtymän arkistokeskeisestä viranomaisten tehtävistä lähtevään ajattelumalliin ja toimintakäytäntöihin vuosikymmeniä aikaisemmin kuin kansainvälinen ammatillinen tiedonjärjestelmä.

Kansallisarkiston hallintavaltansa kohteista tuottama tieto on ollut totuusarvoltaan vahvin asiakirjahallinnan asiantuntijuutta määrittelevä käsitteellinen viitekehys Suomessa. Tämän tiedonjärjestelmän omaksuminen osana Kansallisarkiston valvomaa ammatillista täydennyskoulutusta on tuottanut julkisen hallinnon asiakirjahallinnan ammattikunnan. Tiedonjärjestelmä on muodostanut myös 2000-luvun taitteessa käynnistyneiden yliopistollisten asiakirjahallinnan koulutusohjelmien tiedollisen perustan.

Kansallisarkiston tuottamaa asiantuntijatietoa ei kuitenkaan ennen Jaana Kilkin tutkimusta ole tarkasteltu ammatillisena tiedonjärjestelmänä akateemisessa järjestelmässä. Tutkimuksen tuottamaa uutta tietoa on arkistolainsäädännöllä ja Kansallisarkiston norminannolla tuotetun kansallisen tiedonjärjestelmän historiallisen kehityksen osoittaminen ja näkyväksi tekeminen. Uutta tietoa on myös tutkimuksen osoittama kansallisen ammatillisen tiedonjärjestelmän suhde kansainvälisen arkistoteoreettisen diskurssin kehitykseen.

FM Jaana Kilkin informaatiotutkimuksen alaan kuuluva väitöskirja Asiakirjatiedon hallinnan asiantuntijuuden diskursiivinen rakentaminen Suomessa. Tutkimus normatiivisesta professionaalisesta diskurssista vuosina 1935-2015  tarkastetaan julkisesti Tampereen yliopiston Informaatioteknologian ja viestinnän tiedekunnassa lauantaina 4.4.2020 klo 12 alkaen. Tampereen yliopiston väitöstilaisuuksia ei koronavirustilanteen vuoksi järjestetä yleisötilaisuuksina, mutta yleisön on mahdollista seurata väitöstä etäyhteyden kautta.

Vastaväittäjänä toimii professori Isto Huvila, Uppsala Universitet. Kustoksena toimii professori emeritus Reijo Savolainen, Tampereen yliopisto.

Väitöskirjaan voi tutustua osoitteessa http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-03-1507-8

Kuva: Jarno Linnolahti